プロジェクト管理ツール・Asana(アサナ)の使い方まとめ。SlackやGoogleカレンダーとも連携OK、ガントチャートも作れて便利!

2016.02.19

はじめまして! 2016年1月にBAKEに入った、平野太一です。

ふだんは「cake.tokyo」という、お菓子を紹介するWebメディアを担当していますが、実はかなりのWebツール好き。そんな好きが高じて、最近じぶんの中で話題になっているツールなどをTHE BAKE MAGAZINEで紹介させてもらいます。

初回は、プロジェクト管理ツールで困っていたBAKEの中で「使いやすい!」とすぐに浸透した「Asana(アサナ)」についてです!

https://asana.com/

これまで、いろんなツールが乱立していた

Jooto、Todoist、Wunderlist、Producteev、Trello、Backlog、Wrike、Redmineなどなど…世の中には、チームのプロジェクト進行を加速させるためのツールがありますが、自分たちの求めるツールを見つけるのは至難の業。

BAKEはオンラインや店舗、海外など様々な事業部があり、それぞれの仕事に適した異なるツールを使いはじめたことで「ツール乱立期」となっていました。

そこで困るのは、各部署とのやり取りが最も多い、デザイナーさんなどのクリエイティブチーム。

多いときには、メール、Todoist、JIRA、Talknote、Chatworkなどにタスクが乱立して、「どこで、どんなやり取りを、どこまで進めたのか」を探すだけで時間がかかってしまう……と頭を抱えていたのだそう。

tarumi

会社規模の拡大にともなって、事業部間のつながりをスムーズに、かつ仲間の動きを把握するため、プロジェクト管理ツールも統一する必要がありました。

BAKEがプロジェクト管理ツールに求めていた機能は、大きく3つ。

1.シンプルで、ITに強くない人でも分かりやすいこと
2.部署ごとにどんな進捗なのかを確認できること
3.マルチデバイス(Webやスマホなど様々なデバイス)に対応していること

 

これに適していたのが「Asana」じゃないかと思ったので勧めてみたところ「使いやすい!」と好評。すぐに全社的に切り替えることになりました。

https://app.asana.com/
https://app.asana.com/

ちなみに、Asanaのメリットをまとめると、こんな感じです。

・シンプルで、何がどこにあるのか迷わないデザイン
・タイムライン形式ではなくタスクごとにコメントがつくので、後から探しやすい
プロジェクトを横断して自分に割り当てられたタスク一覧を表示できる
・他の人のタスクも見れるため、チームのタスク可視化ができる
・「Conversation」機能で、気になる話題も簡単に共有できる
・マルチデバイス(Web,iOS,Android)に対応していて、外でもチェックできる
・ポップな色遣いで、使っていて楽しい

 

社内での評判はこんな感じです。

th_seike「良かった投稿には『♡』が送れてリアクションできるのが良い!何よりデザインがかわいくて、使っていて楽しい!」

azakami「タスクごとにコミュニケーションやファイル共有ができるから、どこに何があるのかわからなくならない!」

などなど。最初は15名まで無料招待できるのでマーケ部で使い始めましたが、すぐに全社導入することになりました。

雰囲気は、こちらの動画でつかんでもらえるかと思います!

リニューアルを経て使いやすくなった「Asana」とは?

Asana」は、Facebook共同創設者のダスティン・モスコヴィッツと、”Likeボタン”を作ったGoogle出身のエンジニア、ジャスティン・ローゼンスタインの2人の元Facebookエンジニアがつくった、プロジェクト管理ツールです。

【 参照 】
エレガントなタスク管理ツール、Asanaの使い方
Our Company – Asana

「Empower teams to do great things together」を指針に掲げてスタートしたAsanaは、2015年9月には、大幅なリニューアルを行い、(たとえ英語が苦手な人でも)直感的に使えるシンプルでポップなサービス生まれ変わりました。リニューアルの際のデザイン裏話については、こちらのMediumの記事をご覧ください。

Circling Ourselves: The Story Behind Asana’s Rebrand

BAKEなりのAsana活用方法

TaskCompletion

では実際、Asanaをどのように使っているのか?を、具体例をもとにご紹介します。

タスクは、できるだけ細かく追加する

BAKEでは、この記事でも触れている通り、複数の事業部に分かれているので、事業部ごとにTeamをつくり、その中に業務に関するプロジェクトをつくっています。例えば、マーケティング事業部の場合、「cake.tokyo」や「NEW PRODUCTS」、「PR」など。

そして、粒度を細かく、どんどんタスクを追加していきます(例えば、「◎◎に電話してアポを取る」など)。できるだけ細かく書き出すことで、自分の進捗や止まっているタスクをメンバーに知ってもらうことができ、フォローアップもしやすくなるというメリットがあります。(ただ、書くのを忘れてしまう、どこまで細かく書くのか? という点は、今後議論の余地あり…です)

Asanaの場合、タスクには以下のものを追加できます。正直、これだけあればもう十分ですよね。BAKEの場合、自分がアサインされたタスクは、確認の返事として「いいね」をつけることでリアクションするルールにしています。

cake_tokyo

・Description(タスクの補足説明)
・Comment(コメント)
・Assingned(タスクを担当する人)
・Due Date(期限日)
・♡(「いいね」リアクション)
・Subtasks(サブタスク)
・Attachments(資料添付)
・タスクのコピー
・繰り返しタスク(1日ごとや1週間ごとなど)

 

また、SlackやGitHubで慣れている人にはおなじみの「メンション機能」もAsanaについています。誰かに知らせたいとき、とても便利です。

はじめてのタスク

このように「@」を入れれば名前が出てきます。

気になったニュースは「Conversations」で共有する

気に入っている機能のひとつに、「Conversations」という機能があります。

タイトルと内容を入力するだけの簡単なものなのですが、ここには、下記スクリーンショットのように、気になったニュースのリンクや共有しておきたい議事録などを投稿しています。

各投稿にはコメントができるので、投稿がふえても情報が流れてしまうことなく見やすいです。

情報

連携機能の「Instagantt」を使う

Asanaには、Slack、Hipchatなどのコミュニケーションツール、GitHub、JIRAなどのデベロッパーツール、Evernote、Googleカレンダーなどの便利ツールまで、かなり豊富な連携機能があります。

さらに、Hubツールと呼ばれる「Zapier」と連携することで、500以上(!)のサービスと連携ができるようになります。

連携サービス一覧 ▶ Asana and the tools you love, united

その連携機能のひとつに、「Instagantt」というガントチャートツールがあります。これは、Asanaと連携して使えるガントチャートで、2016年1月現在、まだβ版で【無料】で使うことができます。

Gantt

http://instagantt.com/#features

Asanaのアカウントでログインすると、自分が所属しているプロジェクトを読み込み、タスクのDue Dateに合わせ、自動的にガントチャートをつくってくれます。サブタスクは折りたたむことができるので、見やすい!

instagantt

2016年は、第3となる新ブランド「RINGO」も立上げ、新店舗もどんどんオープンしていく予定。そのため、どこの場所にいつ、どのくらいの規模の店舗をつくるのか、出店計画を事業部をまたいで俯瞰できるガントチャートが必須でした。

もともと外部サービスである「teamgantt」を別途使う予定でしたが、Instaganttのおかげで、Asanaがあれば何でもできるという状態になりました。

今回の用途では、事業部ごとのTeamに加え、新たに「BAKE inc.」というTeamを作成し、その中に「All Projects」というプロジェクトを作成し、一つの新規店舗をタスクとして見立ててガントチャートを使っていく予定です。

使っていて楽しくなるプロジェクト管理ツール!

ここまでたくさん書いてきましたが、Asanaの一番のポイントは、「毎日使いたくなるデザイン」です。

色遣いやアニメーションひとつひとつに「Asanaっぽさ」があり、毎日使いたくなるところが社内メンバーの共感を呼び、今回の全社導入に至ったのではないか、と感じています。

TaskCompletion

まだまだ導入したばかりですが、「本当に使いやすい!」と、喜々として感想を言ってくれるのがとてもうれしい! これから、どんどん使いこなしていきたいと思います。(Text by 平野太一 @yriica

【 今回紹介する上で参考にした記事 】

・サルでもわかるプロジェクト管理入門〜タスク管理を使いこなそう〜
http://www.backlog.jp/pm-guide/

・Asanaに学ぶ、ブランド再構築の技法 #newAsana
http://irritantis.info/2015/10/asana_brand_redesign/

・Circling Ourselves: The Story Behind Asana’s Rebrand(英語)
https://medium.com/building-asana/

・エレガントなタスク管理ツール、Asanaの使い方
http://irritantis.info/2011/11/asana_the_elegant_task_management_tool/

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